بهترین نرم‌افزارها برای آنها كه نمی‌خواهند از خانه خارج شوند

رعایت اصول پیشگیری و كنترل شیوع بیماری باعث شده تا علاوه بر مدارس و موسسات آموزش عالی، شركت‌های خصوصی و سازمان‌های دولتی نیز اقدام به استفاده از نیروهای خود به‌صورت دوركاری كنند.

خوشبختانه فناوری‌های نوین به‌قدری پیشرفت داشته‌اند كه بتوان با داشتن یك اتصال اینترنت ثابت، كارهای فراوانی را بدون نیاز به حضور فیزیكی انجام داد، اما داشتن ابزارهای مناسب می‌تواند تاثیر ملموسی بر بهر‌ه‌وری و حجم كار انجام شده داشته باشد. از آنجا كه مفاهیمی چون آموزش مجازی یا دوركاری چندان در كشورمان جا نیفتاده و بسیاری از افراد یا شركت‌ها برای اولین بار و حسب اقتضای شرایط اقدام به اجرای این سیستم كرده‌اند، تصمیم گرفتیم در این مطلب برخی از بهترین و ضروری‌‎ترین ابزارهای موجود برای دوركاری را معرفی كنیم.

اینترنت برای همه

امسال سرانجام رویای دسترسی تمام مردم كره زمین به اینترنت پرسرعت و اتصال دورافتاده‌ترین اجتماعات انسانی به شبكه اینترنت و تمام مزایای آن، یك‌گام به واقعیت نزدیك‌تر شد. امسال، بالاخره شاهد شروع پرتاب‌های عملیاتی سیستم استارلینك شركت Space ــ X بودیم كه از هزاران ماهواره كوچك كه در گروه‌های منظم حركت می‌كنند، تشكیل خواهد شد. شروع كار این مجموعه كه در نهایت شامل 12000 ماهواره مینیاتوری در مدارهای مختلف با امكان ارائه اینترنت پرسرعت به تمام نقاط كره زمین خواهد بود، به نظر من مهم‌ترین رویداد فناوری سال 1398 و شاید چند سال آینده باشد.

آموزش تعطیل نیست

بحث را با آموزش از راه دور دانش‌آموزان و دانشجویان شروع می‌كنیم، زیرا تعطیلات طولانی‌مدت مراكز آموزشی كه تقریبا در سراسر كشور به اجرا گذاشته شده می‌تواند تاثیر بسیاری بر كیفیت آموزش و روند پیشرفت تحصیلی این قشر مهم از جامعه داشته باشد. متاسفانه زیرساخت‌های آموزش از راه دور یا آموزش مجازی با وجود توسعه قابل‌‎توجه در سال‌های اخیر هنوز آن‌طور كه باید و شاید قادر به پوشش كل جمعیت دانش‌آموز و دانشجوی كشور نیست. برای مثال شاهد آموزش دروس دبیرستان با استفاده از رسانه ملی و شبكه آموزش هستیم كه نشان‌دهنده عدم نفوذ كافی فناوری ارتباطی دیجیتال در سیستم آموزشی كل كشور است.  از آنجا كه اعلام شده سرویس‌های آموزشی داخلی شامل ترافیك رایگان یا با تخفیف خواهند شد، یك انتخاب خوب استفاده از سرویس‌های آنلاین است. از این بین اول باید به شبكه ملی رشد با آدرس www.roshd.ir اشاره كنیم كه به‌نوعی پورتال رسمی آموزش مجازی به‌خصوص در مقاطع دبستان و متوسطه محسوب می‌شود و منابع كاملی برای آموزش همه‌ دروس ابتدایی و متوسطه در آن تعبیه شده است. استفاده از این سرویس برای كاربران داخلی رایگان است و می‌توانید بسته به مقطع تحصیلی مورد نظر به متن كتاب درسی، ساعت‌ها ویدئوهای آموزشی استاندارد و انواع محتوای آموزشی چندرسانه‌ای متنوع و مفید دسترسی داشته باشید. دانشجویان می‌توانند برای دریافت محتوای آموزشی مورد نیاز خود از سرویس‌هایی مثل «مكتب‎‌خونه» استفاده كنند.

چطور بهتر دوركاری كنیم؟

هر تیمی برای عملكرد مناسب در زمان دوركاری نیاز به تعریف یك روند كاری مشخص برای دوركاری و نیز ابزارهای متفاوت برای بخش‌های مختلف كار دارد. تعریف روند كاری تقریبا فقط به تیم، سطح عملكرد مورد نظر و اهداف درنظر گرفته‌شده بستگی دارد.  اما قانون‌های ثابتی مثل اختصاص ساعت كاری مشخص در طول روز، ارتباط مداوم با دیگر اعضای گروه و نیز عدم انجام كارهای متفرقه در زمان تخصیص یافته به كار فارغ از نوع پروژه همواره باید رعایت شوند. اما یك تیم برای انجام مناسب یك پروژه گروهی به‌غیر از رعایت اخلاق دوركاری، به چه ابزارهایی نیاز دارد؟ آنچه در ادامه معرفی می‌شود حداقل آن چیزی است كه برای مدیریت یك كار گروهی از راه دور نیاز خواهید داشت.

ابزارهای ارتباطی

مهم‌ترین نكته برای عملكرد موثر هنگام دوركاری، حفظ ارتباط بین اعضای تیم است. در نتیجه، پلتفرم ارتباطی انتخابی شما می‌‌تواند عملكردتان را تعیین كند. برای تیم‌هایی كه بیشتر از ارتباطات متنی استفاده می‌كنند، Slack یكی از بهترین انتخاب‌هاست. این نرم‌افزار با قابلیت‌های متنوع و گسترده خود به‌خصوص تاثیر آن در كاهش حجم ایمیل‌های ارسالی و دریافتی اعضای گروه حتما شما را مشتری خواهد كرد. هرچند برخی ارتباط صوتی و تصویری را به‌خصوص در شرایط دوركاری ترجیح می‌دهند كه خیلی هم عجیب نیست.  

اگر تعداد اعضای تیم شما زیاد است، باید دنبال Zoom باشید كه می‌تواند افراد بیشتری را به‌صورت همزمان در یك جلسه گروهی پشتیبانی كند.

ابزارهای مدیریت پروژه

نكته مهم دیگر نظارت مدیریت بر عملكرد كاركنان و روند انجام كار است كه می‌تواند به كمك یكی از نرم‌افزارهای متعدد این حوزه انجام شود. یكی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه، Asana است كه نه‌تنها به شما كمك می‌كند تخصیص منابع و روند كلی انجام پروژه را بهتر مدیریت كنید، بلكه امكان ردگیری روند انجام كار، پیشرفت هر یك اعضا در تكمیل كارها و مدیریت زمان در كنار امكانات متنوع دیگر را در قالب یك محیط كاربری گرافیكی ساده و روان در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر دنبال روش ساده‌تری هستید، پیشنهاد ما استفاده از سرویس آنلاین Trello است كه رابط كاربری ساده و امكانات متنوعی از جمله امكان افزودن افراد خارج از تیم به بخش‌های مختلف پروژه، امكان ارزیابی سریع و كلی عملكرد تیم، تبادل انواع فایل‌ها و برنامه‌ریزی هوشمند انجام پروژه دارد.

حافظه ابری برای تبادل فایل‌ها

داشتن جایی مشخص برای ذخیره‌سازی و تبادل فایل‌ها دیگر مساله اساسی است كه خوشبختانه راه‌حل ساده‌ای دارد. كافی است همه اعضای تیم یك حساب كاربری گوگل داشته باشند تا بتوانند بدون هیچ دردسر و نرم‌افزار اضافی انواع اسناد متنی، اسپرد شیت، اسلایدهای ارائه و دیگر انواع فایل‌های كاربردی را به‌صورت هم‌زمان و زنده به‌اشتراك بگذارند و روی آن كار كنند. یك گزینه مناسب دیگر Dropbox است كه به‌تازگی اپلیكیشنی به اسم Paper منتشر كرده و می‌تواند به‌شما كمك كند در كنار استفاده از فضای ابری برای انتقال اطلاعات، تمام محتوای كاری گروه را به‌صورت یكجا مشاهده كرده و روی آن كار كنید.

خشایار مریدپور - تحلیلگر داده / ضمیمه کلیک روزنامه جام جم