۴ راهکار کلیدی برای حفاظت از فایل‌های متنی در آفیس

به همین دلیل با شکل‌گیری اجباری فرهنگ دورکاری در سراسر جهان، اسناد دیجیتالی بیش از پیش کاربرد و اهمیت پیدا کرده و درحال جایگزینی اسلاف چاپی خود هستند.

برای تولید اسناد اداری و متنی به یک ویرایشگر متن نیاز دارید که بی‌شک نرم‌افزار مایکروسافت ورد در بین آنها یکی از محبوب‌ترین‌ها محسوب می‌شود. با توجه به رواج گسترده استفاده از ورد، این هفته چهار راهکار برای حفاظت از فایل‌های متنی ایجاد شده در این نرم‌افزار را به شما معرفی می‌کنیم.

 

 

پیش از شروع باید یادآور شویم این روش‌ها ممکن است روی تمام نسخه‌های نرم‌افزار ورد کار نکنند. پس اگر می‌خواهید از تمام قابلیت‌های حفاظتی این نرم‌‌افزار استفاده کنید، باید نسخه ۲۰۱۰ یا بالاتر بسته نرم‌افزاری آفیس را روی سیستم خود نصب کنید البته کاربران سرویس ابری مایکروسافت یا سرویس آفیس ۳۶۵ نیازی به به‌ر‌وزرسانی چیزی ندارند و تمام روش‌های ارائه شده برای آنها قابل استفاده خواهد بود. با این وصف، سراغ بهترین روش‌های حفاظت از اسناد متنی در ورد می‌رویم:

 

 

تبدیل یک فایل به حالت غیرقابل ویرایش به شما اجازه می‌دهد بدون ترس از ایجاد تغییرات هماهنگ نشده اسناد متنی را با دیگران به اشتراک بگذارید.

برای این کار یعنی تبدیل فایل به حالت Read-Only Mode باید خودتان با حساب کاربری مدیر سیستم یا ادمین نرم‌افزار ورد را باز کنید.

حالا باید روی File کلیک کنید و در زبانه Info در وسط صفحه گزینه Protect Document را انتخاب کنید. در این بخش می‌توانید تمام گزینه‌های امنیتی و حفاظتی قابل اجرا برای سند خود را مشاهده کنید.

در بین گزینه‌های منوی Protect Document گزینه Always Open Read-Only را انتخاب کنید. سپس تغییرات ایجاد شده را نهایی کنید و پس از ذخیره کردن فایل، آن را ببندید.

با هر بار باز شدن این فایل جدید پیامی مبنی بر این که فایل تنها قابلیت خوانده ‌شدن خواهد داشت و نمی‌توان آن را ویرایش کرد، نمایش داده می‌شود.

با کلیک روی گزینه Yes می‌توانید فایل را باز کرده و اطلاعات آن را مشاهده کنید، ولی هیچ‌گونه تغییری روی این فایل امکان‌پذیر نخواهد بود البته ممکن است بخواهید بعدها در این فایل تغییراتی ایجاد و آن را ویرایش کنید.

راه این کار نیز بسیار ساده است. باید دقیقا در همان قسمتی از تنظیمات که فایل را به حالت غیرقابل‌ ویرایش تبدیل می‌کند، دوباره گزینه Always Open Read-Only را غیرفعال کنید.

 

 

شاید بخواهید امنیت فایل خود را کمی بیشتر تقویت کنید و حتی اجازه مشاهده محتوای فایل را از افراد غیرمجاز بگیرید. برای این مساله هم راه‌حل بسیار ساده‌ای وجود دارد: تعیین گذرواژه برای دسترسی به اطلاعات فایل. برای فعال‌سازی دسترسی به گذرواژه باید باز هم سراغ همان تنظیمات قبلی یعنی Protect Document بروید. البته این دفعه باید گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید. پس از انتخاب این گزینه یک پنجره جدید باز خواهد شد که در مرکز آن یک کادر برای ورود گذرواژه مورد نیاز به‌منظور دسترسی به فایل نمایش داده می‌شود. 

 

ترکیب کلمات و حروفی را که فکر می‌کنید به‌سادگی قابل کشف نیستند در این کادر وارد کرده و روی گزینه Save کلیک کنید تا گذرواژه یاد شده را برای دسترسی به سندتان ذخیره کنید.

یادتان باشد همیشه از این فایل‌ها نسخه پشتیبان تهیه کنید. اگر گذرواژه را فراموش کنید، تقریبا راهی برای بازگرداندن فایل‌تان وجود نخواهد داشت و به‌سادگی برای همیشه دسترسی به سندتان غیرممکن خواهد شد. 

 

 

یک روش دیگر محدود کردن میزان تغییراتی است که می‌توان روی سند اعمال کرد. کافی است بار دیگر منوی File را باز کرده و در زبانه info سراغ گزینه Protect Document بروید و گزینه Restrict Editing را انتخاب کنید. یک منو در سمت راست تصویر باز می‌شود که نسخه‌ای از سند متنی شما را نشان می‌دهد.

در این مرحله می‌توانید انتخاب کنید که کدام بخش‌های متن قابل ویرایش هستند و کدام بخش‌ها تنها قابل خواندن باقی خواهند ماند. 

 

سپس گزینه Limit formatting to a selection of styles را فعال کنید تا افرادی که در آینده آن را باز می‌کنند، تنها از حالات خاصی از استایل‌های متنی بتوانند استفاده کنند. در این قسمت می‌توانید قابلیت‌های متنوع دیگری را هم برای حفاظت از سند خود فعال کنید. 

 

 

روش آخر تقریبا مکمل قبلی به‌شمار می‌رود و با آن به‌سادگی می‌توان محدودیت‌های ویرایشی فایل را در سطحی بالاتر کنترل کرد.  برای این کار در بخش Protect Document دوباره گزینه Restrict Editing را انتخاب کنید.

در ادامه باید باکس قابلیت Allow only this type of editing in the document را فعال تا مشخص کنید دیگران تا چه حد در ویرایش سند شما آزاد هستند.  

پس از انجام این کار، یک منو جدید در زیر بخشی که روی آن کلیک کرده‌اید برای شما نمایش داده خواهد شد که شامل چهار گزینه کنترلی است:

Tracked changes: با انتخاب این گزینه، هرگونه تغییری در فایل متنی شما با یک نشانگر از متن اصلی متمایز شود. با یک نگاه ساده می‌توان متوجه شد کدام بخش‌های فایل توسط کاربر تغییر یافته است.

Comments: با انتخاب این گزینه به دیگران اجازه ویرایش متن را نمی‌دهید، اما آنها می‌توانند کامنت‌های متنی خود را براساس نیاز در بخش‌های مختلف فایل نشان‌گذاری کنند و آن را برای بازبینی به صاحب اصلی فایل باز گردانند.

Filling in forms: این گزینه شاید یکی از جالب‌ترین قابلیت‌های ورد است که به شما اجازه می‌دهد فایل خود را در قالب یک پرسشنامه در اختیار دیگران قرار دهید. در هیچ پرسشنامه‌ای، خود پرسش‌ها قابل ویرایش‌ نیستند.  به همین دلیل کاربران تنها می‌توانند کادرهایی را که به‌عنوان پاسخ در دسترس هستند ویرایش (پر) کنند. بدنه اصلی یعنی متن پرسش‌های وارد شده به هیچ عنوان قابل ویرایش نخواهد بود.

No changes (Read only):این گزینه تمام دسترسی‌های ویرایشی را از کاربر می‌گیرد و مثل ترفند نخست این گزارش عمل می‌کند.

احمد محمدحسینی - مدیر تیم QA / ضمیمه کلیک روزنامه جام جم