تهیه نسخه پشتیبان از اسناد گوگلی

سرویس گوگل داک (Google Doc) از سرویس‌های محبوب گوگل است که روزبه‌روز کاربران بیشتری از آن استفاده می‌کنند. این سرویس همچون گوگل‌درایو، قابلیت ذخیره‌سازی فایل‌ها در فضای ابری گوگل را در اختیار شما قرار می‌دهد، اما تنها تفاوت آن پشتیبانی از فرمت‌های محدودتر همچون فایل‌های متنی، صفحات گسترده (اکسل) و اسلاید (پاورپوینت) است.

با استفاده از گوگل درایو می‌توانید علاوه بر مشاهده این فایل‌ها، آنها را ویرایش یا حتی چنین فایل‌هایی را از ابتدا ایجاد کنید. فایل‌های ایجاد شده در این سرویس در همه‌جای دنیا با دسترسی به اینترنت در اختیار شما قرار می‌گیرد و براحتی می‌توانید در تلفن‌همراه یا تبلت از آنها استفاده کنید. شکی نیست سرورهای ابری گوگل جای امنی برای نگهداری این فایل‌ها به‌شمار می‌رود، اما ممکن است به دلایل مختلف از جمله مشکلات دسترسی به کاربری گوگل خود (به‌دلیل هک شدن، فراموشی رمز عبور یا...) قصد داشته باشید یک نسخه از فایل‌های ذخیره شده در این سرویس را روی هارد‌دیسک رایانه خود نیز ذخیره کنید. بسیاری از کاربران در نگاه اول فکر می‌کنند، فایل‌های ذخیره شده در این سرویس صفحات وب هستند و قابلیت ذخیره‌سازی یا استفاده از آنها با نرم‌افزارهایی همچون مجموعه آفیس امکان‌پذیر نیست، در صورتی‌که این کار براحتی انجام‌پذیر است.

1ـ ابتدا با مراجعه به لینک docs.google.com به محوطه کاربری خود در سرویس گوگل داک وارد شوید.

2ـ از بخش Docs, Slides, Sheets روی فایل موردنظر کلیک کنید و منتظر بمانید تا فایل باز شود.

3ـ به منوی فایل بروید و روی Download as کلیک کنید.

4 ـ از منوی به‌نمایش درآمده یکی از فرمت‌های موردنظر همچون DOCx, PPTx, XLSx, PDFو... را انتخاب کرده و پس از مشخص کردن محل ذخیره‌سازی فایل روی هارد‌دیسک، روی گزینه Save کلیک کنید.

به‌همین راحتی می‌توانید فایل‌های موردنظرتان را روی هارد‌دیسک رایانه نیز ذخیره کنید.

نکته طلایی کلیک: بسیاری از کاربرانی که با ابزارهای ورود و خروج اطلاعات (import - export) در سرویس‌های وب سر و کار دارند از فایل‌های اکسل با فرمت جداساز کاما (CSV) یا همان Comma Delimited کمک می‌گیرند. از جمله شایع‌ترین مشکلات هنگام استفاده از این فرمت در زبان فارسی، به‌هم ریختگی و شناسایی نشدن حروف فارسی پس از فراخوانی در سرویس‌های وب است. برای رفع این مشکل کافی است فایل‌های فارسی خود را با سرویس گوگل داک ذخیره کرده و به سرویس موردنظر وارد کنید. مطمئن باشید مشکلتان رفع می‌شود.

کلیک (ضمیمه یکشنبه روزنامه جام جم)