7 سین آراستگی محیط کار

این نظام نه‌تنها در سازمان‌ها، شرکت‌ها و صنایع، بلکه در زندگی شخصی افراد نیز قابل اجرا و پیاده‌سازی است. ایجاد فرهنگ آراستگی در محیط زندگی شخصی افراد نیز به موفقیت بیشتر منجر می‌شود و این فرهنگ به محیط کار نیز انتقال می‌یابد. نظام آراستگی که با عنوان S5 شناخته می‌شود، در کشور ما در قالب «هفت سین آراستگی» بومی‌سازی شده و شناخته می‌شود. بد نیست در روزهای پایانی سال با نگاهی به این هفت سین، خود را مهیای شروع کسب و کاری هدفمندتر در سال جدید پیش از نشستن سر سفره هفت سین نوروز کنیم.

بومی‌سازی استاندارد آراستگی

نظام آراستگی در ایران با عنوان هفت سین آراستگی طراحی و بومی‌سازی شده است و در آن هفت معیار برای دستیابی به یک سازمان منظم در نظر گرفته شده است. استانداردهای آراستگی، سیستم آراستگی، سرآمدی در آگاهی (از طریق آموزش)، سوا کردن (جداسازی)، سامان دادن (انتقال و چیدمان)، سپیدی و پاکیزگی و سرآمدی در فرهنگ (از طریق تکرار عادت‌های درست) هفت عبارت مهم تدارک نظام آراستگی در سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی است که مطابق با فرهنگ ما طراحی شده است.

دکتر ناصر صادقی‌فرد، رئیس هیات مدیره انجمن علمی استاندارد ایران و طراح مدل تعالی هفت سین آراستگی، درباره نحوه طراحی سیستمی مطابق فرهنگ و شرایط ایران برای نظام‌مند ساختن سازمان‌ها به جام‌جم می‌گوید: من هنگام تحصیل در رشته مهندسی صنایع همواره دغدغه داشتم که مدل‌ها، تکنیک، اصول و تئوری‌های مختلف مدیریتی چگونه در محیط کار قابل اجراست. بخصوص اصول و قوانینی که وارد کشور می‌شود، باید پیش از اجرا شدن حتما بومی‌سازی شود. با این اطلاعات و تجربه‌های کسب شده از محیط کار، مباحث ایزو 9000، مدیریت مشارکتی و تکنیک S5 را در محیط کار به صورت بومی پیاده‌سازی کردیم.

وی ادامه می‌دهد: بعد از اجرای چند پروژه S5 در شرکت‌های تولیدی و صنعتی به این نتیجه رسیدیم که این تکنیک ژاپنی در مرحله اجرا بیشتر به سمت کارهای ظاهری رفته است، در حالی که دامنه این موضوع گسترده‌تر و اثربخش‌تر است. در نتیجه ما تکنیک S5 را به نظام آراستگی تبدیل کردیم. به این ترتیب این پروژه اجرایی شد و پرسنل در قالب نتایج ارزیابی که انجام می‌شد، پاداش می‌گرفتند و نقاط قوت و ضعف به همه کارکنان گزارش داده می‌شد. علاوه بر این، آموزش‌های چهره به چهره در هر واحد آغاز و بعد از آن در سازمان‌های مختلف بسط داده شد.

استقرار سیستم مدیریت آراستگی در کشور

سیستم مدیریت آراستگی یا هفت سین آراستگی که امروز ثبت شده است، مبنای استاندارد در سازمان‌ها و صدور گواهینامه است. این طرح اکنون در شرکت‌ها و صنایع وابسته به تولید سیمان، مخازن سی ان جی، قطعات یدکی خودرو و ژنراتور به مرحله اجرا گذاشته شده است. دکتر صادقی فرد، اولین نتیجه پیاده‌سازی این استاندارد را در سازمان‌ها، چابک‌سازی سازمان عنوان می‌کند و می‌افزاید: به این ترتیب این سیستم باعث می‌شود کوتاه‌ترین مسیرها با بهترین و ساده‌ترین تجهیزات ممکن در فرآیندهای تولید عملیات سازمان شکل بگیرد. به عنوان مثال، چیدمان مناسب و اصول حداقلی حمل و نقل باعث می‌شود نظم در سازمان‌ها شکل بگیرد. این موضوع برای واحدهای ستادی هم کاربرد دارد و ترددها را در سازمان به حداقل می‌رساند و دسترسی‌ها ساده‌تر می‌شود. مزیت دوم استفاده از این سیستم، مدیریت ضایعات در سازمان است. این نظام باعث به حداقل رسیدن ضایعات و کنترل زمان جابه‌جایی ضایعات می‌شود. در سازمان‌هایی مثل شرکت‌های بیمه نیز خدمات‌رسانی به مشتریان به کمک این نظام ساده‌تر می‌شود و مشتری جایگاه خود را در سازمان بدرستی پیدا می‌کند.

در هفت سین آراستگی شعار ما این است که محیط کار، خانه اول فرد است که بهترین ساعت‌های شبانه‌روز را آنجا می‌گذراند. به‌همین دلیل مشارکت کارکنان در این سیستم زیاد است و با تامین هزینه‌ها در سازمان، کارکنان وقت و انرژی برای تامین اهداف سیستم می‌گذارند. استانداردسازی مسائل ارگونومیک مثل روشنایی محیط کار، سیستم‌های تهویه و مسائل بهداشتی از دیگر نتایجی است که از پیاده‌سازی نظام آراستگی به دست می‌آید. مجموع این نتایج به طور مستقیم در افزایش بهره‌وری و کیفیت سازمان تاثیرگذار است.

استفاده از نرم‌افزارها و امکانات موجود در سازمان

در این نظام ضمن داشتن یک استاندارد مکتوب و مدون برای اجرای این طرح در هر سازمان، از ساختارهای موجود در سازمان بهره می‌بریم تا تحمیل هزینه به سازمان به حداقل برسد. به عنوان مثال، سازمان‌های مختلف نرم‌افزارهایی برای برنامه‌ریزی تولید و مدیریت انبارش دارند که ما سعی در بهینه‌سازی همان نرم‌افزارها داریم، زیرا یکی از اهداف مهم این نظام کاهش هزینه در سازمان است.

اگر هفت سین آراستگی را یک سرفصل اصلی در نظر بگیریم، در دو بعد به سازمان‌ها خدمت می‌کند. یک بعد آن استاندارد سیستم مدیریت آراستگی است که اگر سازمان‌ها این سیستم را بدرستی پیاده‌سازی کنند، ضمن بهره‌مندی از مزایای آن، گواهینامه دریافت می‌کنند. بعد دوم مدل تعالی هفت سین آراستگی است.

سازمانی که هفت سین آراستگی را اجرایی کرده، نقاط قوت و فرصت‌های بهبود سازمان را در می‌یابد. سپس سازمان بر اساس سطح امتیاز کسب شده، یکی از پنج سطح نظام آراستگی را دریافت می‌کند. در حال حاضر دبیرخانه‌ای برای ترویج این استاندارد بومی‌سازی شده ایجاد شده است که خدماتی مثل برگزاری سمینارها و دوره‌های آموزشی، مشاوره استقرار نظام آراستگی در سازمان‌ها، نظارت و همکاری برای صدور گواهینامه، ارزیابی و بهینه‌کاوی برای استفاده از شرکت‌ها و سازمان‌های موفق در اجرای این طرح به عنوان الگوست.

پیشینه اجرای نظام آراستگی در جهان

نظام آراستگی (S5)، سیستمی است که به پیشگیری از حوادث در سازمان‌ها، کارخانه‌ها و افزایش بهره‌وری ‌منجر می‌شود. این نظام نخستین بار در ژاپن به اجرا در آمده و شامل پنج کلمه است که در انگلیسی با حرف S شروع می‌شود. نخستین سازمان ژاپنی که از این نظام استفاده کرد، خودروسازی تویوتا بود که با هدف دسترسی به بهترین و موثرترین نتایج ممکن این نظام را پیاده کرد. مهم‌ترین اهداف اجرای نظام آراستگی، دسترسی به ایمنی و بهداشت در واحدهای کوچک و بزرگ سازمانی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش کیفیت و پیشگیری از خرابی‌ها در محیط است. در این سیستم همه وسایل زائد و غیرضروری کنار گذاشته می‌شود و بقیه وسایل با نظم مشخصی نگهداری می‌شود تا ایمنی و بهداشت محیط همزمان حفظ شود.

گرچه مبانی پایه روش S5 در تولید به کار گرفته می‌شود، اما می‌توان این دانش را در اقتصاد، نرم‌افزارها، طبقه‌بندی سایر اطلاعات و رسانه‌ها به عنوان مفاهیمی جایگزین محصولات فیزیکی به کار گرفت. خروجی اصلی طراحی و مهندسی این سیستم دسترسی به اطلاعات یا تجهیزات و در مجموع ظرفیت‌هایی است که از چشم دور مانده است. در سازمان‌های بزرگ و کوچک همواره تجهیزات قدیمی، تجهیزات و فضاهای جدید را از چشم پنهان می‌کند و هنگامی پیدا می‌شود که دیگر عمر مفید استفاده از آنها گذشته یا کارایی خود را از دست داده است. این نظام در صنایعی مثل صنایع بهداشتی، دارویی یا صنایع میکروالکترونیک قابل اجراست. همچنین در سازمان‌های خدماتی مثل هتل‌ها، کتابخانه‌ها و مراکز تفریحی که به طور مستقیم با مشتری سر و کار دارند و در سازمان‌های پیشرو که ارتباط منطقی بین انسان، ماشین و کار وجود دارد، قابلیت پیاده‌سازی دارد.

مزایا و موانع اجرای نظام آراستگی در کشور

ساماندهی، پاکیزه‌سازی، نظم و ترتیب، استانداردسازی و انضباط، پنج مورد اصلی نظام آراستگی (S5) است. اما اگر بخواهیم بدانیم اهمیت پیاده‌سازی این سیستم در سازمان‌ها چیست، باید ابتدا مزایای نظام آراستگی را بدانیم. افزایش سرعت دستیابی به فایل‌ها و تجهیزات، محیط کاری تمیز و سازمان‌یافته، افزایش عمر وسایل و قطعات، وجود فضای کار بیشتر و مفیدتر، کاهش هزینه‌های تجهیز سازمان و نگهداری، افزایش درآمد ناشی از فروش بموقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی بعد از تفکیک، جلوگیری از تخریب یا گم شدن قطعات سالم و قابل استفاده، ایجاد فرهنگ صرفه‌جویی و پیشگیری از بروز خطر، افزایش مشارکت عمومی در حفظ نظم و آراستگی محیط کار مهم‌ترین مزایای استقرار این سیستم در سازمان‌هاست.

نبود آموزش کافی برای اجرای صحیح سیستم از جمله چالش‌های اصلی پیاده‌سازی این نظام در کشور است. بر همین اساس بومی‌سازی این نظام با شرایط و فرهنگ کشور ما، می‌تواند نتیجه مطلوب و کاربردی از پیاده‌سازی این نظام را به ارمغان آورد. عدم شناخت کافی کارکنان و مدیران از نحوه اجرای صحیح این سیستم و طولانی‌مدت بودن زمان اجرای این نظام، از مشکلات دیگری است که ممکن است مانع اجرای کامل و درست نظام آراستگی در سازمان‌ها شود.